Управление корпоративным контентом с мобильного устройства

Олег Пашинин, директор практики ECM компании AT Consulting, написал колонку о современных технологиях управления контентом с мобильных устройств.

мобильные технологии, управление контектом с мобильных устройствУправление контентом на мобильных устройствах — одно из важных условий эффективности бизнеса в современном мире. Уже несколько лет сотрудники как крупных, так и небольших компаний работают с корпоративной информацией с помощью разнообразных мобильных устройств — ноутбуков, смартфонов и планшетов.

Работа в крупных компаниях организуется таким образом, что в ходе операционной деятельности не требуется распечатка документов. Сегодня можно легко отказаться от бумаги и работать с информацией в электронном виде. Для этого необходимо сделать два шага. Первый шаг — каждому кейсу работы с бумажным экземпляром предложить альтернативный инструмент в электронном виде в системе электронного документооборота (СЭД). Второй — обучить людей работать с новыми инструментами и вместо привычных бумажных документов использовать их электронные представления.

Однако в ряде случаев наибольший эффект при «переходе в цифру» дает третий шаг — использование мобильных устройств. Эта потребность актуальна для тех, кто значительную часть времени работает удаленно и должен быть постоянно на связи. Первая категория таких сотрудников — исполнители, работающие вне своего постоянного рабочего места. Это, например, страховые агенты, мерчендайзеры, оценщики, контролеры. Для них пишутся мобильные приложения с определенным набором функций. Как правило, это не системы электронного документооборота, а специализированные решения. Использование гаджетов в данном случае ускоряет производственный процесс и дает очевидный положительный эффект для бизнеса.

Вторая категория сотрудников, активно использующая для работы планшеты и смартфоны, — топ-менеджеры. На первый взгляд кажется, что затраты на ПО (сейчас мы говорим о мобильном клиенте) для небольшой группы руководителей будут необоснованными. На деле же руководитель, который уже привык работать с документами в электронном виде в офисе, оказавшись вне рабочего места, фактически, становится отрезанным от информации. Документы не подписываются, ожидая появления руководства, договоры не согласуются, поручения не контролируются и не выдаются. Находясь на встрече, руководитель не может обратиться к понадобившейся информации или маркетинговым материалам. Потеря времени и упущенные возможности могут сказаться на скорости принятия решений и на бизнесе в целом.

СЭД, в которой работают сотрудники организации, имеет большое количество разнообразных функций. Но при построении мобильного решения нет необходимости переносить в него всю функциональность. Здесь нужен простой и надежный сервис по работе с контентом для удаленных сотрудников. Можно выделить следующие основные функции мобильного приложения:

  • быстрый и четко структурированный доступ к архиву документов;
  • поиск и просмотр документов;
  • доступ к документам, которые находятся в оперативной деятельности — просмотр проектов документов, их согласование, рассмотрение поступивших данных. Работа с поручениями и задачами. Возможность поставить задачу подчиненному и проконтролировать исполнение приоритетных задач.
  • возможность фиксировать информацию — делать заметки, сохранять аудио-, видеоконтент в электронном архиве.

Данная функциональность мобильного клиента является самой необходимой для руководителя. Она позволяет иметь удаленный доступ к необходимой информации и осуществлять полноценное оперативное управление компанией.

Популяризация мобильных устройств и тенденция удаленного доступа к корпоративной информации заставляет задуматься над безопасным хранением и передачей конфиденциальных данных. Бизнесу требуются простые и надежные решения, но при этом важно контролировать их защищенность от внешних угроз и утечек.

На мой взгляд, работа с корпоративной информацией с мобильных устройств — это не просто тренд в бизнес-сфере, но уже назревшая необходимость. ИТ-технологии сейчас настолько глубоко проникают в нашу жизнь, и мы так сильно привязаны к телефонам и планшетам, что нам просто необходимо быть всегда на связи. Руководству нужно обеспечить сотрудников современными инструментами, которые действительно помогут повысить эффективность работы. А менеджерам важно получать легкий доступ к нужной информации с мобильного устройства с возможностью совместной работы над задачами и с документами.